La impresión de documentos en el ámbito laboral es uno de los puntos fundamentales de una correcta política en materia de la confidencialidad. En virtud de la LOPD, la empresa está obligada a adoptar las medidas necesarias para mantener la privacidad de los documentos impresos.
En España, un 57% de los empleados reconoció que en más de una ocasión se había dejado documentación en la impresora: un 31% información relativa a los empleados de la empresa y un 27% información sobre los clientes de la compañía. (encuesta encargada por una marca de impresoras en septiembre de 2006)
Medidas que debemos tomar para reducir el riesgo:
Situación de la impresora: cualquier dispositivo físico por el que pueda accederse a datos (no sólo impresoras, también fotocopiadoras, escáneres y similares) deben estar instalados de forma estratégica a fin de evitar la visualización de la información por parte de personas no autorizadas. Al hilo de lo anterior, es recomendable que las áreas o departamentos que traten información más sensible (datos contables, financieros, recursos humanos) utilicen un periférico propio y no compartido con otros usuarios.
Establecimiento de perfiles de acceso a los dispositivos de impresión, con la finalidad de que sólo las personas autorizadas puedan imprimir por la impresora asignada.
Retirada de documentación de la impresora: cuando el usuario envíe documentación a la impresora con información de carácter personal o confidencial, deberá retirarla de la bandeja de salida cuanto antes, comprobando que no quedan documentos en la misma. Además, puede darse el caso de impresoras compartidas por varios empleados, que, por otro lado, podrían no estar autorizados a acceder a la información personal que se está enviando a la cola de impresión, por lo que el responsable de ese envío deberá mostrar una diligencia mayor a la hora de retirar los documentos según van siendo impresos.
Destrucción de la documentación que ya no es necesaria, de forma que no sea possible su recuperacion
Fuente : Baquia.com
